Zásady ochrany osobních a dalších zpracovávaných údajů

Při používání DatabázeHlasů.cz nám s důvěrou svěřujete svá osobní data. Děláme všechno pro to, abychom vaši důvěru nezklamali. Proto bychom vám chtěli vysvětlit, jak chráníme vaše soukromí.

Tyto zásady popisují, která osobní data shromažďujeme, jak je používáme a sdílíme a jak to můžete ovlivnit.

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s příslušnými právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ ES a v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jen „Zákon“).

1. Kdo zpracovává Vaše údaje?

Provozovatelem služeb portálu „DatabázeHlasů“ je digiONE s.r.o., se sídlem: V Olšinách 2300/75, Strašnice, 100 00 Praha 10, IČO: 06784224, DIČ: CZ06784224, vedená u Městského soudu v Praze pod spisovou značkou C 288867 (dále jen „Provozovatel“ nebo „digiONE“) a jako správce budeme zpracovávat Vaše osobní údaje dle níže uvedených podmínek.

2. Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme?

V případě, že poptáváte naše služby, zpracováváme vaše kontaktní údaje a údaje, které v poptávce uvedete (tedy zejména e-mailovou adresu, telefonní číslo, váš dotaz).

V případě, že spolu uzavřeme smluvní vztah, zpracováváme vaše fakturační údaje (zejména IČ, firmu, sídlo, údaj o zápise v rejstříku), kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo), údaje, které souvisí s plněním smlouvy.

V případě, že jste náš klient nebo jste zapsali do našeho newsletteru, zpracováváme vaši e-mailovou adresu.

V případě, že jste naším registrovaným uživatelem – Interpretem, zpracováváme v rámci uživatelského účtu (“Profil umělce”) následující osobní údaje:

  • Uživatelské jméno;
  • Heslo (pouze v podobě jeho otisku, z něhož nelze původní heslo získat zpět);
  • Jméno a příjmení;
  • Kontaktní a/nebo doručovací adresa, místo pobytu;
  • Telefonní číslo;
  • E-mailová adresa;
  • Datum narození;
  • Fakturační údaje, IČ, bankovní spojení a číslo účtu;
  • Profese, délka praxe v oboru, úroveň znalosti jazyků;
  • Veřejné profilové informace jako je pohlaví, rodný jazyk, fotografie, úroveň hlasového projevu, kategorie hlasu, barva hlasu, audio ukázky hlasu, jazyky pro voice acting;
  • Další údaje vámi vyplněné do uživatelského profilu;
  • Údaje o účasti na akcích námi pořádaných;
  • Údaje vámi dobrovolně poskytnuté v rámci vzájemné komunikace, ať již probíhající osobně, písemně, telefonicky či jinak;
  • IP adresu

V případě, že jste našim obchodním partnerem (uživatel s klientským účtem), zpracováváme vrámci uživatelského účtu (“Klientský účet”)následující osobní údaje:

  • jméno a příjmení (v případě jste-li podnikající fyzickou osobou nebo pokud jste kontaktní osobou nebo osobou oprávněnou jednat v rámci konkrétního obchodního vztahu);
  • pracovní pozice, e-mailová adresa a telefon (zejména u kontaktních osob a osob oprávněných jednat za obchodního partnera v rámci konkrétního obchodního vztahu);
  • fakturační údaje (zejména IČO, sídlo, údaj o zápisu v rejstříku, číslo účtu)
  • údaje o jednotlivých zakázkách a jejich stavu (zejména číslo zakázky, číslo smlouvy, název zakázky, značka, jazyková mutace, délka a rozsah užití licence, stav zakázky,  výstup zakázky ke stažení, datum stažení, datum přihlášení)
  • IP adresu uživatele


V případě, že jste návštěvníkem našeho webu, zpracováváme vaši IP adresu, ze které vaše koncové zařízení získává přístup k našim stránkám či mobilním aplikacím a dále údaje získané prostřednictvím souborů cookies (v případě online služeb) či jiných online identifikátorů, jako jsou zejména informace o vašem koncovém zařízení (typ prohlížeče, jeho nastavení, operační systém zařízení), geolokační údaje, obecné informace o vašich zájmech, informace o navštívených webových stránkách či použitých mobilních aplikacích atd. Více informací najdete v Zásadách používání cookies.

3. Jaké zdroje využíváme k získání údajů o Vás?

Osobní údaje, které o vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od vás při návštěvě webu, jednání o smlouvě, přihlášení do newsletteru, uzavírání smlouvy, při vaší registraci a vyplnění vašeho profilu či v průběhu trvání smluvního vztahu mezi námi, popřípadě v rámci vyplňování uživatelských účtů anebo v rámci vedení individuální komunikace (písemné či telefonické).

V odůvodněných případech (zejména při vymáhání dlužných částek)  o vás můžeme vyhledávat informace i z otevřených zdrojů, seznamů a rejstříků jako je obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík atd.

4. Proč Vaše osobní údaje zpracováváme?

V případě vaší poptávky údaje zpracováváme pro její odbavení.

V případě zápisu do newsletteru zpracováváme e-mailovou adresu pro zařazení na náš mailing list a rozesílku newsletterů.

V případě zpracování cookies se jedná zejména o zpřístupnění stránek, analytiku webu a marketingové aktivity – bližší informace najdete v dokumentu Zásady používání cookies.

V případě, že jste naším zákazníkem/uživatelem našich služeb, je hlavním důvodem zpracování zpřístupnění a správa uživatelských účtů, poskytování služeb, o které jste projevili zájem, ať již se jedná o služby bezplatné či placené (včetně administrace a provedení platby, v případě placené služby) a zajištění a neustálé zvyšování bezpečnosti našich služeb a tím i bezpečnosti vašich údajů. Vaše údaje dále zpracováváme za účelem:

  • analytiky a vylepšování našich produktů a služeb
  • nabídnutí a poskytnutí vhodných nabídek na uzavření smlouvy o účinkování v audiovizuálních dílech, či zprostředkování obdobné práce
  • plnění smlouvy a poskytování služeb,
  • vedení zákaznické evidence, správa katalogu umělců
  • zveřejnění vybraných údajů na internetových stránkách v souladu s podmínkami použití
  • uložení osobního nastavení v rámci konkrétní služby či produktu;
  • zajištění bezpečnosti našich systémů a sítí před útoky zvenčí či zneužitím ze strany uživatelů;
  • získání výhry v soutěžích námi organizovaných a jejich doručení výhercům;
  • zasílání obchodních sdělení (více o odhlášení: zde) a obsahových newsletterů;
  • fakturace;
  • vedení účetní evidence a plnění dalších zákonných povinností a
  • ochraně a uplatnění našich práv (např. pro případ soudního sporu týkajícího se našich služeb).

5. Kdo všechno bude mít k vašim údajům přístup?

Vaše údaje jsou u nás v bezpečí. Pečlivě si vybíráme své partnery, kterým vaše data svěřujeme a kteří jsou schopni zajistit takové technické a organizační zabezpečení vašich údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k vašim údajům či k jejich jinému zneužití. Ochrana vašich dat je naší prioritou. Všichni naši partneři jsou vázáni povinností mlčenlivosti a nesmějí využít poskytnuté údaje k žádným jiným účelům, než ke kterým jsme jim je zpřístupnili.

Třetími stranami, které mohou mít přístup k vašim osobním údajům tak dle povahy služby, kterou využíváte nebo jste využívali jsou:

  • osoby, kterým poskytujeme údaje za účelem analýzy návštěvnosti našich webů (k tomuto více viz Zásady používání cookies);
  • osoby, které pro nás zajišťují technický provoz určité služby či provozovatelé technologií (zejména IT služeb), které pro naše služby využíváme: VSHosting s.r.o.;
  • osoby, které vám doručují naše tituly, výhry či dárky v rámci marketingových akcí;
  • osoby, které pro nás zajišťují dostatečné zabezpečení a integritu našich služeb a webů a toto zabezpečení také pravidelně testují;
  • poskytovatelé platebních bran (poskytovatelé platebních karet);
  • provozovatelé reklamních systémů v souvislosti s cílenou reklamou (k tomuto více viz Zásady používání cookies)
  • provozovatelé technických řešení, díky kterým Vám můžeme zobrazovat pouze pro Vás relevantní obsah a reklamu;
  • dalším poskytovatelům právních, administrativních a technických služeb, které využíváme pro zajištění plnění našich smluvních povinností vůči našim zákazníkům, uživatelům a obchodním partnerům.

Za určitých, přesně definovaných, podmínek jsme pak povinni některé vaše osobní údaje předat na základě platných právních předpisů např. Policii ČR, popř. jiným orgánům činným v trestním řízení včetně specializovaných útvarů (ÚOOZ, Celní správa atd.) a dalším orgánům veřejné správy.

6. Jsou Vaše osobní údaje předávány do tzv. třetích zemí?

Vzhledem k tomu, že poskytujeme celou řadu služeb v online prostředí, v rámci, kterého dochází často k přenosu dat po celém světě, může se stát, že v rámci poskytování služeb nebo v rámci našeho obchodního vztahu budou Vaše osobní údaje předány do tzv. třetích zemí mimo Evropskou unii. V takovém případě předáváme vaše osobní údaje pouze za předpokladu, že je příjemce nebo zpracovatel Vašich osobních údajů vázán standardními smluvními doložkami EU na ochranu osobních údajů nebo za předpokladu, že splňujeme jiné výjimky pro takové předání, které uvádí nařízení GDPR (například plnění smlouvy nebo váš souhlas, případně jiné vhodné záruky ochrany osobních údajů).

7. Jak dlouho Vaše údaje zpracováváme?

V případě vaší poptávky budeme údaje zpracovávat po dobu nezbytnou pro její odbavení a pokud se dále nedomluvíme na další spolupráci, pak nejdéle 6 měsíců od ukončení naší komunikace.

V případě zařazení vaší e-mailové adresy do naší mailingové databáze po dobu využívání našich služeb (pokud jste náš klient) a dále 2 roky od posledního poskytnutí naší služby, pokud se neodhlásíte.

Pokud jste se nám do newsletteru zapsali, budeme vaši e-mailovou adresu zpracovávat po dobu 2 let od udělení vašeho souhlasu, pokud souhlas nevezmete zpět nebo nám ho naopak neprodloužíte.

V případě, že vám poskytujeme naše služby a máme spolu smluvní vztah, budeme údaje zpracovávat po celou dobu našeho smluvního vztahu a dále po dobu 10 let od poskytnutí plnění, případně po dobu přiměřenou k ochraně našich práv, uplatnění nároků z vadného plnění či odpovědnosti za způsobenou škodu.

V případě založení účtu budeme osobní údaje zpracovávat po dobu zapojení účtu do naší služby. Účet však můžete kdykoliv zrušit, v takovém případě nám napište na gdpr@databazehlasu.cz. Pokud je účet zrušen, jsou ukládány po přiměřenou dobu pouze základní identifikační údaje a údaj o tom, z jakého důvodu byla registrace ukončena či údaje tvořící součást provozních záloh.

8. Můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat i bez vašeho souhlasu?

Ano, Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i bez vašeho souhlasu, ale pouze za účelem:

  • poskytnutí služby či produktu (splnění smlouvy uzavřené mezi vámi a námi, přičemž smlouvu představuje i faktické využívání určité služby, aniž by bylo potřeba cokoli podepsat);
  • splnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů (např. jsme povinni uchovávat provozní a lokalizační údaje na základě zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích); či
  • zpracování, jež je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů (např. k přímému marketingu, zajištění bezpečnosti našich webů).

Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a váš souhlas k tomuto zpracování není potřeba.

9. Na základě čeho zpracováváme vaše osobní údaje?

V případě zpracování osobních údajů pro odbavení poptávky, uzavření smlouvy a plnění smlouvy a poskytování služeb, včetně zřízení uživatelského účtu, se jedná o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

V případě zpracování osobních údajů pro plnění našich zákonných povinností (zejména účetních a daňových) se jedná o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

V případě zpracování vaši e-mailové adresy na základě vašeho zápisu do newsletteru se jedná o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – tedy na základě vašeho souhlasu.

V případě, že jste náš zákazník, nám umožňuje ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, zařadit vaši e-mailovou adresu do rozesílky novinek, pokud jste nám to nezakázali. Z této rozesílky se můžete samozřejmě kdykoliv odhlásit.

V případě analytiky webu, našich produktů a služeb, zpracování IP adresy, uplatňování našich nároků apod. se jedná o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – tedy na základě tzv. oprávněného zájmu. Proti takovému zpracování lze vznést námitku.

V naší společnosti nedochází k automatizovanému rozhodování a profilování.

10. Jak jsou mé osobní údaje zabezpečeny?

Veškeré osobní údaje, které nám poskytnete, jsou zabezpečeny standardními postupy a technologiemi. Pravidelně kontrolujeme, zda systém neobsahuje slabá místa a nebyl vystaven útoku a používáme taková bezpečností opatření, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k osobním údajům, a která s ohledem na aktuální stav technologií poskytují dostatečné zabezpečení. Přijatá bezpečnostní opatření jsou pravidelně aktualizována.

Za účelem lepšího zabezpečení osobních údajů je přístup k těmto údajům chráněn heslem a citlivé údaje jsou při přenosu mezi vaším prohlížečem a našimi webovými stránkami šifrovány. Bez vaší pomoci a odpovědného chování však nejsme schopni plně zajistit bezpečnost vašich údajů. Pomozte nám proto zajistit bezpečnost vašich údajů tím, že budete uchovávat svá jedinečná hesla a další přístupové údaje k našim službám v tajnosti a budete dodržovat základní bezpečnostní zásady.

11. Jak a kdy můžete svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat?

Pokud zpracováváme osobní údaje na základě souhlasu, můžete ho kdykoliv bezplatně odvolat.

Odvolání souhlasu však nemá vliv na zpracování osobních údajů, které zpracováváme na jiném právním základu, než je souhlas (tj. zejména je-li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech).

12. Jsem povinen poskytnout své osobní údaje? Co když osobní údaje neposkytnu?

Vaše osobní údaje nám poskytujete dobrovolně.

Pro splnění našich služeb, odbavení vašich poptávek nebo splnění našich zákonných povinností je však zpracování osobních údajů nezbytné. V takovém případě vám bez předání a zpracování údajů nemůžeme služby poskytnout.

13. Jaká všechna práva máte v souvislosti s ochranou osobních údajů?

Ve vztahu k Vašim osobním údajům máte v souladu s právními předpisy zejména následující práva:

  • právo svůj souhlas odvolat;
  • právo osobní údaje opravit či doplnit;
  • právo požadovat omezení zpracování;
  • právo vznést námitku či stížnost proti zpracování v určitých případech;
  • právo v určitých případech požadovat přenesení údajů;
  • právo na přístup k osobním údajům;
  • právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů;
  • v určitých případech právo na výmaz osobních údajů (právo být „zapomenut“) ;
  • právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz);
  • případně se obrátit s nárokem na ochranu osobnosti na příslušný soud.

14. Co to znamená, že máte právo vznést námitku?

V případě, že vaše osobní údaje zpracováváme na základě tzv. oprávněného zájmu, jde proti takovému zpracování vznést tzv. námitku. Tu vyhodnotíme a podle toho dále (ne)budeme vaše osobní údaje zpracovávat. V případě, že osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu (například rozesílka newsletterů na zákazníky), vždy námitku vyhodnotíme jako oprávněnou a rozesílku zastavíme.

15. Jak nás můžete kontaktovat?

V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů či odvolání souhlasu s dalším zpracováním vašich osobních údajů nás, prosíme, kontaktujte elektronicky na gdpr@databazehlasu.cz nebo písemně na adrese: digiONE s.r.o., V olšinách 2300/75, Strašnice, 100 00 Praha 10, k rukám pověřence pro ochranu osobních údajů. V této souvislosti bychom vás chtěli upozornit, že můžeme chtít, abyste nám vhodným způsobem prokázali vaši totožnost, abychom si mohli ověřit vaši identitu. Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abychom zamezili přístupu neoprávněných osob k vašim osobním údajům.